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| Convention Bureau “Taormina – Eolie” | <<< torna indietro |
| Presentazione Il Convention Bureau è la formula adottata da diverse realtà mondiali al fine di promuovere ed incrementare il turismo congressuale e d’affari all’interno del proprio territorio, offrendo servizi di varia natura connessi all’organizzazione e alla promozione di eventi e manifestazioni di carattere aggregativi. La filosofia del Convention Bureau si ispira alle politiche di sinergia e cooperazione tra le varie realtà territoriali, rappresentate da enti pubblici e aziende private, per offrirsi al mercato del turismo congressuale e d’affari come referente unico e preferenziale del territorio d’appartenenza. L’azione sinergica del Convention Bureau permette di offrire un servizio completo al settore, dal punto di vista tecnico, logistico e ricreativo, organizzando l’evento in tutte le sue fasi comprese quelle post congressuali. Inoltre è il Convention bureau che si candida ad organizzare eventi e manifestazioni, ampliando la sua sfera di intervento, ponendosi come principale strumento di promozione del territorio per il settore congressuale e d’affari. Nella fase pre e post congressuale, il Convention Bureau opera in funzione della promozione del territorio, organizzando, ad esempio, brevi escursioni nel comprensorio turistico della località ospitante, per congressisti ed ospiti. Tra le varie esperienze internazionali la struttura del Convention Bureau, è rappresentata da un partenariato pubblico e privato. In particolare i soggetti coinvolti sono: Partner Istituzionali: Comune Provincia ConfCommercio Associazioni di Categoria Università degli studi Aziende: Organizzatori di eventi Strutture congressuali Strutture ricettive Service vari e servizi tecnologici Agenzie di Comunicazione Banche ed Istituti di Credito Vettori Partner Territoriali: Proloco Associazioni turistiche, sportive, culturali, ambientali Ordini professionali Servizi offerti Immagine unica e coordinata del territorio a livello nazionale ed internazionale Organizzazione di eventi, manifestazioni, meeting, convegni Progettazione piccoli, medi e grandi eventi Organizzazione educational, coordinamento e pianificazione visite e sopralluoghi alle strutture Ricerca finanziamenti e sponsor Identificazione di attività pre/post meeting, tour, programmi sociali e per accompagnatori, serate a tema Supervisione di tutte le fasi organizzative Formazione figure professionali Come agisce un Convention Bureau Il Convention Bureau è identificabile principalmente come un organismo di intermediazione tra l’acquirente ed il fornitore. Il beneficiario dell’azione è principalmente il territorio e la valorizzazione delle sue risorse. Che cosa fanno e come operano i CB Attività istituzionali a favore della destinazione: - avanza e sostiene la candidatura della destinazione come sede di eventi; - effettua ricerche di mercato sulla domanda, creando apposite banche dati; - realizza banche dati sull’offerta; realizza il materiale promozionale ed informativo del prodotto congressuale; - promuove e organizza manifestazioni fieristiche, borse e workshop per la commercializzazione del prodotto congressuale; - promuove e organizza viaggi di promozione ed istruzione (educational tour o eductour) per far conoscere il territorio a promotori ed organizzatori di eventi, giornalisti, opinion leader; - collabora con gli altri organismi istituzionali nelle attività di marketing a favore del territorio; - può gestire o partecipare alla gestione di palazzi e sedi congressuali; - partecipa alle principali borse internazionali; - monitorizza, verifica e certifica la qualità complessiva dell’offerta; - elabora, pianifica e realizza campagne promopubblicitarie; - cura i rapporti con i mass media; - favorisce la scoperta delle risorse del territorio favorendo la predisposizione di pacchetti integrati di offerta da parte degli operatori. Attività a favore dei promotori di eventi: - Favorisce la loro partecipazione alle principali manifestazioni fieristiche sui prodotti turistici della destinazione; - li mette in contatto con il sistema dell’offerta congressuale della località; - funge da call center e da centro di assistenza per gestire eventuali reclami; - può realizzare specifiche azioni di PR all’interno di singoli eventi acquisiti dalla destinazione; - svolge attività d’informazione, documentazione e di PR; - promuove e organizza visite d’ispezione; - cerca sedi congressuali e strutture ricettive; - aiuta nella definizione dei budget preliminari; - facilita i contatti con le autorità locali. Attività a favore dei soci: - Partecipa alle varie fiere, borse e workshop, favorendo e coordinando la partecipazione dei singoli soci anche con azioni di PR; - pianifica e organizza il servizio di booking centralizzato attraverso CRS (Computer Reservation System); - mette a disposizione le ricerche di mercato e le sue banche dati; - li assiste nella acquisizione e pianificazione degli eventi; - li sostiene nella loro attività di commercializzazione e penetrazione nei mercati; - li assiste nei rapporti e nei contatti con le autorità locali; - eroga servizi mirati di consulenza; organizza corsi di formazione e aggiornamento professionale. Esempio di azione operativa: 1° Fase : L’azienda X contatta il CB “Taormina – Eolie” per l’organizzazione di una convention dei propri rappresentanti. 2 ° Fase : Il CB “Taormina Eolie” ottenuta le informazioni necessarie quali, capienza sale, durata dell’evento, sistemazioni pernottamenti, servizi richiesti, formula uno o più preventivi che rispondano alle esigenze dell’Azienda committente. 3° Fase : apportate le dovute modifiche e accettato il preventivo, si procede con l’ispezione dei luoghi preselezionati. 4° Fase : Il CB “Taormina – Eolie” ricevuta una richiesta ufficiale, formula la sua offerta e si procede alla contrattualizzazione. 5° Fase : Il CB individua i soggetti affiliati da coinvolgere e inizia con l’organizzazione dell’evento 6° Fase : L’evento si svolge con la supervisione di un Responsabile del CB “Taormina – Eolie” 7° Fase : Il CB provvede alla riscossione di eventuali crediti e al pagamento dei fornitori. Modalità di affiliazione partner Istituzionali e Territoriali Le Istituzioni Pubbliche, in qualità di rappresentanti del territorio, sono invece chiamate ad un ruolo di sponsorizzazione e supporto dell’iniziativa, impegnandosi a fornire il solo patrocinio gratuito ad ogni attività del CB “Taormina - Eolie” e qualora fosse richiesto fornire materiale promozionale per tali attività. Anche per i Partner Territoriali l’affiliazione è gratuita, chiedendo loro un impegno massimo per la migliore riuscita dell’iniziativa e di ogni singolo evento. Conclusioni La sua prima e fondamentale funzione è quindi quella di promuovere sui mercati un dato territorio, la cui dimensione può essere locale, provinciale, regionale o nazionale, attraverso l’aggregazione delle diverse componenti dell’offerta in una logica di sistema. La realizzazione pratica di questo concetto si estrinseca in diversi modi partendo dal territorio che, per poter essere promosso e venduto sui mercati, deve essere organizzato e strutturato come prodotto identificabile dalla domanda. Il CB “Taormina – Eolie” innanzitutto è uno strumento di marketing territoriale, che ha come obiettivo intercettare un segmento turistico, quello congressuale, che ha delle ricadute notevoli in termini economici e occupazionali per tutto il territorio. Dar vita al Convention Bureau nella Ns. Provincia significa mettersi alla pari con tutte le maggiori realtà turistiche mondiali, e, soprattutto, significa dare nuove possibilità concrete di sviluppo per il territorio, intercettando flussi turistici altrimenti non raggiungibili e dotandosi di un valido strumento di politica territoriale. Ufficio Presidenza Dr. Roberto Mazzagatti |
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